Benutzungsantrag auf Archivgut stellen

Wenn Sie im Bundesarchiv Archivmaterial aus verschiedenen Epochen der deutschen Geschichte einsehen oder nutzen möchten, benötigen Sie dafür einen genehmigten Benutzungsantrag. 

Im Bundesarchiv (BArch) finden Sie Archivmaterial des Bundes zur deutschen Geschichte seit der Zeit des Heiligen Römischen Reiches Deutscher Nation. Möchten Sie das Archivmaterial nutzen, müssen Sie einen Benutzungsantrag stellen.

Mit Ihrer Unterschrift auf dem Antrag verpflichten Sie sich zur Einhaltung des Bundesarchivgesetzes, der Benutzungsverordnung und der Gebührenverordnung. Im Antrag geben Sie das Thema und den Zweck ihrer Nachforschungen an. Jede Person kann einen Benutzungsantrag stellen.

Das Archivgut wird Ihnen entweder im Original oder in Kopie vorgelegt, als Kopie an Sie abgegeben, oder es werden Ihnen Auskünfte über den Inhalt erteilt.

Das Archivgut umfasst Unterlagen aller Art, zum Beispiel

• Akten,
• Briefe,
• Urschriften von Gesetzen und Verordnungen,
• Karten,
• Bilder,
• Plakate,
• Filme und
• Tonaufzeichnungen in analoger und digitaler Form.

Diese Unterlagen sind entstanden bei zentralen zivilen wie militärischen Stellen

• des Heiligen Römischen Reiches (1495-1806),
• des Deutschen Bundes (1815-1866),
• des Deutschen Reiches (1867/71-1945),
• der Besatzungszonen (1945-1949),
• der Deutschen Demokratischen Republik (1949-1990),
• der Bundesrepublik Deutschland (seit 1949),
•  bei anderen Stellen,
• Parteien (zum Beispiel SED) und Massenorganisationen sowie
• bei herausragenden Persönlichkeiten der deutschen Geschichte (Nachlässe).

Archivgut darf laut Bundesarchivgesetz erst nach Ablauf der gesetzlichen Schutzfristen genutzt werden:

• Archivgut, das vor weniger als 30 Jahren entstanden ist, ist in der Regel für die Nutzung gesperrt.
• Für Archivgut mit personenbezogenen Daten läuft die Schutzfrist bis 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Für Personen der Zeitgeschichte oder Amtsträgerinnen und -trägern bei der Ausübung dieses Amtes gilt diese Frist im Allgemeinen nicht.
• Unterlagen, die Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dürfen frühestens 60 Jahre nach Entstehen genutzt werden.
• Unter bestimmten Voraussetzungen können die Schutzfristen verkürzt oder verlängert werden.
• Nach Ablauf der Fristen können schutzwürdige Belange einer Nutzung entgegenstehen oder diese einschränken.
• Zum Schutz öffentlicher wie sonstiger schutzwürdiger Belange kann die Nutzung Auflagen unterliegen.

Sie können die Nutzung von Archivgut des Bundes vor Ort im Lesesaal, per Post, per E-Mail oder online beantragen.

Antrag im Lesesaal:

• Sie können den Antrag auch direkt vor Ort im Bundesarchiv ausfüllen. Vorab sollte jedoch eine Anmeldung per Telefon oder E-Mail erfolgen.

Antrag per Post oder E-Mail:

• Füllen Sie den Benutzungsantrag aus. Geben Sie Benutzungsthema und Zweck so genau wie möglich an.
• Formulieren Sie eine schriftliche Anfrage, in der Sie Ihr Anliegen möglichst genau beschreiben, so dass Mitarbeitende des Bundesarchivs (BArch) Ihnen zielgerichtete Empfehlungen für Ihre Recherchen geben können.
• Für personenbezogene Recherchen werden Namen, Geburtsdaten und weitere Angaben benötigt, die die Identifizierung oder Ermittlung von Archivgut ermöglichen.
• In der Regel recherchieren Sie selbst nach Archivgut über die Rechercheanwendung invenio. Bei Bedarf können Sie zusätzlich eine Recherche durch das Bundesarchiv beauftragen. Dazu sind zusätzliche Formulare nötig, beispielsweise "Auftrag für eine Recherche zu Unterlagen über Militärangehörige".
• Den vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Benutzungsantrag sowie Ihre ergänzenden Angaben für die Recherchen senden Sie an das Bundesarchiv.
• Wenn Sie im Auftrag einer anderen Person recherchieren, muss auch ein unterschriebener Antrag dieser Person eingereicht werden.
• Das Bundesarchiv prüft, ob für Ihr Benutzungsthema und Ihren Zweck Archivgut im Bundesarchiv vorhanden ist und unter welchen Bedingungen beziehungsweise Auflagen dieses zugänglich gemacht werden kann.
• Sie erhalten eine schriftliche Auskunft über das Ergebnis der Prüfung, weiterführende Informationen und Hinweise zur Benutzung und zu möglichen Kosten. Gegebenenfalls werden Sie um weitere Informationen gebeten.
• Sofern Gebühren anfallen, erhalten Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihrer Anfrage einen Gebührenbescheid.

Online-Antrag:

• Gehen Sie auf die Internetseite des Bundesportals verwaltung.bund.de und rufen Sie das Online-Formular auf. Das Online-Formular führt Sie Schritt für Schritt durch die benötigten Angaben und Unterlagen.
• Laden Sie die erforderlichen Unterlagen hoch und senden Sie den Antrag ab.
• Die übrigen Verfahrensschritte entsprechen dem Verfahren per Post oder E-Mail.

Unter Umständen kann die Benutzungsart aufgrund wichtiger Gründe nicht frei gewählt werden, weshalb eine Einsicht vor Ort notwendig wird. Sie können sich vertreten lassen. Die Person, die Sie vertritt, muss ebenfalls einen Benutzungsantrag ausfüllen und eine von Ihnen ausgestellte und unterschriebene Vertretungsvollmacht vorlegen.

Gebührenfrei sind:

• einfache Auskünfte
• Benutzung von Archiv- und Bibliotheksgut im Lesesaal ohne besonderen Aufwand
• Auskünfte, Ermittlung und Bereitstellung zu wissenschaftlichen Zwecken in öffentlichem Interesse mit begrenztem Zeitaufwand
• Anfragen zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange, um Versorgungs-, Unterhalts-, Erb- oder sonstige Rechtsansprüche geltend zu machen
• Wahrnehmung der Betroffenenrechte nach Bundesarchivgesetz
• bei offenkundig unbegründeten Anträgen oder im Fall häufiger Wiederholung von Anträgen einer betroffenen Person kann eine Bearbeitungsgebühr erhoben oder die Bearbeitung des Antrags verweigert werden

Gebühren fallen an für:

• Bearbeitung von Anfragen,
• besondere Aufwände, die bei der Bereitstellung entstehen,
• Nutzung von Bildern und Plakaten sowie von Film- und Videomaterial, zum Beispiel Abbildung, Wiedergabe, Vorführung, Weiterverwendung, Einblendung im Internet

Die Nutzungsgebühren sind abhängig vom Umfang der beantragten Leistung. Sie richten sich zum Beispiel nach der Nutzungsgebühr je Bild beziehungsweise Film oder Sekunde eines Filmausschnitts, Auflagenhöhe, Anzahl der Exemplare, Reichweite, Nutzungsdauer oder ähnliches beziehungsweise dem beantragten Nutzungszweck.

• Widerspruch
• Gegen diesen Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch erheben. Hinweis: Derzeit ist beim Bundesarchiv die Einlegung eines Widerspruchs in elektronischer Form ausschließlich als elektronisches Dokument mit der Versandart DE-Mail möglich.