Report and pay social security contributions for employees

As an employer, you are required to submit monthly contribution statements for your employees to the social security authorities and to pay the social security contributions specified therein.

Wenn Sie Personen beschäftigen, müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge, die für diese Beschäftigten zu zahlen sind, der Sozialversicherung mitteilen.

Dazu reichen Sie der zuständigen Einzugsstelle monatlich einen sogenannten Beitragsnachweis ein. Die Einzugsstelle ist bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale und bei allen anderen Beschäftigten die gesetzliche Krankenkasse, bei der diese Mitglied sind.

Sie melden der jeweiligen Krankenkasse mit dem Beitragsnachweis die zu zahlenden Sozialabgaben für alle Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die diese Krankenkasse zuständig ist. Die Minijob-Zentrale benachrichtigen Sie mit dem Beitragsnachweis über die Summe der Abgaben für alle Ihre geringfügig Beschäftigten.

Die Beitragsnachweise müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, übermitteln Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) bietet mit dem SV-Meldeportal eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für den Beitragsnachweis nutzen können. Die Anwendung des Portals ist kostenpflichtig. Die im Beitragsnachweis gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie fristgerecht an die Einzugsstelle zahlen. Wenn Sie der Krankenkasse beziehungsweise der Minijob-Zentrale ein Lastschriftmandat erteilt haben, bucht diese die Beiträge fristgerecht ab.

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie den Beitragsnachweis selbst erstellen oder durch Ihren externen Dienstleister, also zum Beispiel Steuerberatung, Lohnbüro oder Servicerechenzentrum erstellen lassen.

• Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, geben Sie den Beitragsnachweis mit diesem Programm ab.
• Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie den Beitragsnachweis über eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel das SV-Meldeportal abgeben.
• If you use the SV-Meldeportal, proceed as follows:
  • Rufen Sie die Anwendung des Meldeportals auf.
  • Registrieren Sie sich für die Nutzung, falls noch nicht geschehen.
  • Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten und Ihrer Betriebsnummer an.
  • Unter Formulare wählen Sie die Kachel „Beitragsnachweis“ und dort das allgemeine Formular oder das Formular für geringfügig Beschäftigte aus.
  • Fill out the form. All fields have help texts. A manual is also available.
  • Schicken Sie den Beitragsnachweis ab. Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem SV-Meldeportal-Postfach.
  • Save all relevant documents electronically or print them out for safekeeping and add them to your payroll records.

• Beitragsnachweis: spätestens zum fünftletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats, 00:00 Uhr
• Beitragszahlung: spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats, 00:00 Uhr

Die Leistung ist grundsätzlich kostenlos. Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, fallen Nutzungsgebühren an.

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