Beschäftigte zur Sozialversicherung anmelden

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden.

Wenn Sie Personen neu einstellen, müssen Sie diese Beschäftigten bei der Sozialversicherung anmelden.

Diese Meldepflicht gilt für alle Ihre Beschäftigten. Sie müssen also nicht nur Ihre sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern zum Beispiel auch

• geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte,
• Auszubildende,
• Praktikantinnen, Praktikanten,
• Werkstudentinnen oder -studenten oder
• beschäftigte Rentnerinnen und Rentner bei der Sozialversicherung anmelden.  

Das Anmeldeverfahren ist mit Ausnahme von Minijobs in Privathaushalten für alle Beschäftigten gleich. Für Minijobs in Privathaushalten müssen Sie das Haushaltsscheck-Verfahren bei der Minijob-Zentrale nutzen.

Meldungen zur Sozialversicherung müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, übermitteln Sie die Meldungen mit diesem Programm. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie die Daten mit einer systemgeprüften Ausfüllhilfe an die Sozialversicherung übermitteln, zum Beispiel mit dem SV-Meldeportal.

Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen enthalten auch die notwendigen Module für alle weiteren elektronischen Meldungen an die Sozialversicherung, zu denen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verpflichtet sind. Wichtig sind neben der Anmeldung vor allem der monatliche Beitragsnachweis und die Jahresmeldung. In manchen Branchen müssen Sie zusätzlich zur Anmeldung eine Sofortmeldung abgeben.

Für die Anmeldung von Beschäftigten müssen Sie unter anderem folgende Angaben machen:

• Angaben zu persönlichen Daten
• Sozialversicherungsnummer

Die zuständige Einzugsstelle ist in der Regel die gesetzliche Krankenkasse des oder der Mitarbeitenden, bei geringfügig Beschäftigten ist es die Minijob-Zentrale. Um die Anmeldung vorzubereiten, können Sie das "Informationsportal für Arbeitgeber" der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) nutzen. Dieses Informationsportal hilft Ihnen, das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungsrechtlich einzuordnen und alle notwendigen Daten zusammenzustellen.

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie die Anmeldung selbst erstellen oder durch Ihre externe Dienstleistungsstelle wie zum Beispiel eine Steuerberatung, ein Lohnbüro oder ein Servicerechenzentrum erstellen lassen.

• Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Anmeldung aus diesem Programm mit dem Meldegrund "10" abgeben. 
• Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Anmeldung über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie zum Beispiel das SV-Meldeportal abgeben.
• Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Gehen Sie auf die Website des SV-Meldeportals.
  • Wenn Sie noch kein Nutzerkonto haben, registrieren Sie sich erstmalig.
  • Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten, Ihrem ELSTER-Organisationszertifikat und Ihrer Betriebsnummer an.
  • Unter "Formulare" wählen Sie die Kachel "SV-Meldung" und dort das Formular "Anmeldung" aus. Wählen Sie das Element "10 Beginn der Beschäftigung".
  • Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung.
  • Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem dortigen Postfach.
  • Speichern Sie alle relevanten Unterlagen elektronisch oder drucken Sie diese zur Aufbewahrung aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.

Sie müssen Ihre Beschäftigten mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung für die Sozialversicherung anmelden.

Die Sofortmeldung muss spätestens bis zur Beschäftigungsaufnahme erfolgen.

Die Leistung ist grundsätzlich kostenlos. Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, fallen folgende Nutzungsgebühren an:

Eine dreijährige Nutzung des SV-Meldeportals kostet:

• 36,00 EUR ohne Mehrwertsteuer, wenn Sie für Ihre eigene Betriebsnummer melden,
• 99,00 EUR ohne Mehrwertsteuer, wenn Sie für mehrere Betriebsnummern melden.

Einspruch: Wenn Sie einen Bußgeldbescheid erhalten, weil Sie die Meldepflicht nicht eingehalten haben, können Sie innerhalb von 2 Wochen Einspruch einlegen.